Je bent ondernemer en je overweegt je boekhouding uit te besteden. Of je hebt een boekhouder, maar daar ben je niet blij mee. Wat nu? Hoe vind je een goede boekhouder? 

De ene na de andere ondernemer die ik spreek is ontevreden over de boekhouder. Het duurt bijvoorbeeld lang voordat je je cijfers krijgt. Het beloofde advies komt er niet. De boekhouder begrijpt jouw businessmodel niet. De boekhouder werkt niet met een online boekhoudprogramma. Je moet de informatie in een bepaald format aanleveren wat voor jou heel veel handmatig werk oplevert. Vaak laat de communicatie met de boekhouder ook te wensen over.

Maar dan. Dan begint het zoeken naar een goede boekhouder. Ga je naar het administratiekantoor in je eigen woonplaats? Ga je het zelf doen in een online boekhoudpakket? Maar wie kan je dan om advies vragen als je iets niet weet?

Goed financieel inzicht begint bij een goede financiële administratie; je boekhouding.

Een goede administratie moet wat mij betreft aan drie eisen voldoen:

1.     Voldoen aan wet- en regelgeving. Punt.

2.     Het administratieve proces moet zo eenvoudig en efficiënt mogelijk verlopen.

3.     Zodanig ingericht zijn dat je als ondernemer de waardevolle informatie kunt gebruiken om te sturen.

# 1: De boekhouding moet voldoen aan wet- en regelgeving.

Als je een boekhouder of administratiekantoor zoekt, begint het hier. Dit is de primaire taak van de boekhouder. De wet- en regelgeving, zeker op belastinggebied, kan soms behoorlijk lastig zijn. Jij als ondernemer bent altijd verantwoordelijk voor een boekhouding die daaraan voldoet.  Ook als je het uitbesteedt. Dus kijk je als eerste naar de kwalificaties.

Heeft de boekhouder de benodigde opleidingen en diploma’s? Boekhouder is een vrij beroep, dus iedereen mag zich boekhouder noemen. Helaas heb ik genoeg ellende gezien die is aangericht door slechte boekhouders. Dan heb ik het niet nog niet eens over malafide boekhouders. Overtuig jezelf van de vakkundigheid van de boekhouder. Kijk naar CV, bekijk zijn of haar LinkedIn profiel en website. Vraag anderen om ervaringen en kijk op een van de vele vergelijkingssites.

Wat doet hij /zij aan permanente educatie om bij te blijven op het gebied van wet- en regelgeving en ontwikkelingen in het vak? Vraag bijvoorbeeld welke recente cursussen hij /zij heeft gevolgd, welke seminars over het vakgebied hij of zij heeft bijgewoond.

Wanneer raadpleegt hij specialisten (belastingexperts, juristen etc)? Zijn daar samenwerkingsverbanden mee? Wat voor specialisten heeft iemand in zijn of haar netwerk? Stel deze vragen!

Is de boekhouder aangesloten bij een branche organisatie? Een grote branche organisatie is het NOAB (Nederlandse Orde van Adminstratie- en Belastingdeskundigen). Heeft een administratiekantoor het NOAB keurmerk, dan staat dat garant voor kwaliteit, vakmanschap en actuele kennis van zaken. Het lidmaatschap is voor veel zelfstandige boekhouders een flinke investering. Veel zelfstandigen kiezen ervoor om zich niet aan te sluiten bij een branchevereniging. Daarmee zijn ze nog geen slechte boekhouder. Het geeft aan dat je zelf wat meer onderzoek moet doen naar de achtergrond van je boekhouder.

 

 

 

 

 

 

 

Boekhouder of accountant?

Je kunt je boekhouding ook door een accountant laten doen. De titel accountant is beschermd. Dat betekent onder andere dat een opleiding en diploma vereist zijn. Daarmee wordt een bepaalde kwaliteit gegarandeerd. Een boekhouder die zichzelf accountant noemt, is strafbaar. Een accountant is duurder en lang niet altijd nodig. Pas voor middelgrote-grote MKB bedrijven is een accountant verplicht.

Je moet natuurlijk aan de wet- en regelgeving voldoen, maar wel zo optimaal mogelijk de regels toepassen. Niet meer regels dan nodig en graag zo weinig mogelijk belasting betalen.

Je wil een boekhouder die daarin kansen signaleert en pro-actief is.

Vraag hoe de boekhouder dit doet. Sturen ze bijvoorbeeld al in oktober eindejaarstips voor de belasting zodat je tijd hebt om actie te ondernemen? Zijn dit algemene tips of de relevante voor jouw bedrijf? Signaleren ze wanneer het tijd wordt om te overwegen van eenmanszaak naar BV over te stappen?

Er zijn tegenwoordig veel boekhouders die verschillende standaardpakketten met diensten aanbieden. Kijk goed wat er is inbegrepen en wat je nodig hebt en vergelijk verschillende boekhouders.

Je kunt vaak flink wat besparen op de boekhouding door alleen te laten doen wat echt nodig is. Voor een eenmanszaak is bijvoorbeeld een uitgebreid jaarverslag geen wettelijke vereiste.

# 2: Het administratieve proces moet zo eenvoudig en efficiënt mogelijk verlopen

Het administratieve proces (uitgaande en inkomende facturen en een paar algemene boekingen) is grotendeels een routinematig proces. Dit moet – en kan! – heel efficiënt, dus tegen lage kosten. Veel handmatig werk kan tegenwoordig automatisch.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Begin 2019 deed ik een financiële quickscan bij een schoonheidsspecialiste. Daarbij kijk ik niet alleen naar de cijfers, maar ook naar het administratieve proces. Afgezien dat het heel veel handmatig voorbereidend werk was, vond ik nog iets opmerkelijks.

Boekjaar 2017 was  – meer dan een jaar later – nog steeds niet afgesloten en de aangifte Inkomstenbelasting was ook nog niet gedaan. Wat bleek? Er was nog een openstaande ‘uitvallijst’. Ik kende de term niet, maar het bleek een lijst met bankafschrijvingen waarvoor geen bon of factuur aanwezig was. Zonder die documenten kon de boekhouding niet worden afgesloten. Dat wordt een lastig verhaal als het zo lang geleden is.

Ik belde zelf met de boekhouder waarom dit zo lang openstond. Ze gaf aan dat ze deze afstemming maar eens per jaar doen omdat het veel werk is en de klant niet had gevraagd dat vaker te doen. Punt.

Wat een kletskoek.

Veel werk hoeft dat niet te zijn. De meeste goede online boekhoudprogramma’s matchen bonnen/facturen direct met de bankbetalingen. Ze signaleren direct als er iets ontbreekt, dus kun je snel actie ondernemen en alsnog de ontbrekende bonnen achterhalen.

Als je als ondernemer niet weet wat je normaalgesproken van de dienstverlening mag verwachten en als je niet thuis bent in de materie, dan vraag je niet naar dit soort specifieke zaken. Je denkt dan ‘dat zal wel zo horen’. Daar moet een goede boekhouder pro-actief op inspelen.

En de schoonheidsspecialiste? Zij gaat een groot deel zelf invoeren in een online pakket en heeft een boekhouder/adviseur die de checks doet en de belastingaangifte.

Een goede boekhouder

Werkt met een gangbaar online boekhoudpakket in de Cloud. Geen eigen in elkaar geknutseld pakket (echt, ik kom het tegen). Een maatwerk boekhoudpakket is meestal helemaal niet nodig. Een algemeen gebruikt pakket kent vele voordelen:

Het voordeel van een algemeen gebruikt pakket is dat je makkelijker van boekhouder kan wisselen. Je hoeft dan namelijk niet je hele boekhouding over te zetten naar een ander pakket als je boekhouder je niet bevalt.

Een boekhoudpakket in de Cloud heeft ook als voordeel dat je zelf 24/7 in het systeem kan kijken. Je voelt je minder afhankelijk van je boekhouder om even iets op te zoeken en je hoeft niet te wachten tot hij tijd heeft.  

De veelgebruikte pakketten (dat zijn zeker niet per se de duurste) worden steeds doorontwikkeld en hebben koppelingen met tal van andere apps. Dit vergemakkelijkt niet alleen je administratieve proces, maar sluit ook aan op geautomatiseerde bedrijfsprocessen.

Helpt je om het proces zo simpel mogelijk te houden zodat je snel inzicht hebt in je cijfers.

Maakt duidelijke afspraken over aanleveren van informatie door jou en de verwerkingstijd door de boekhouder. Dit kan heel snel, maar de boekhouder moet het wel in kunnen plannen. Zorg dus dat je de gemaakte afspraken zelf ook nakomt.

# 3: De inrichting van de boekhouding past bij jouw bedrijfsmodel

Een van de belangrijkste dingen is de inrichting van de administratie. Dat bepaalt namelijk of jij daar informatie uit kunt halen die je kunt gebruiken om je bedrijf mee te sturen. Veel boekhouders gebruiken een paar hoofdcategorieën. Voor eenmanszaken zijn er weinig wettelijke regels, dus dat voldoet al snel voor wet- en regelgeving.

Maar, en dit weten veel ondernemers niet, je mag binnen die paar hoofdcategorieën helemaal zelf bepalen hoe gedetailleerd je je boekhouding wil inrichten en welke namen je aan de rekeningen geeft.

Zo kun je je administratie als een waardevolle database inrichten.

Een goede boekhouder:

Verdiept zich in jouw businessmodel en richt de boekhouding (het grootboekrekeningschema) in zodat die jouw bedrijfsmodel ondersteunt.

Past dit schema consistent toe. Dit is belangrijk. Als je het ene jaar de kosten voor Facebook advertenties als reclame boekt en het jaar daarna als directe kosten, kun je geen zinvolle analyses meer maken.

Conclusie

Een goede boekhouder die

een efficiënte boekhouding voert

die aan wet- en regelgeving voldoet en

die jouw administratie inricht conform jouw businessmodel

is de boekhouder die je zoekt.

Heb je eigenlijk geen goed beeld hoe het er met jouw boekhouding voorstaat? Laat mij dan een financiële quickscan doen. Ik kijk naar deze drie punten en help jou op weg zodat jij kunt zorgen dat jouw boekhouding volgens deze drie punten wordt gedaan.

Het geeft je rust als je weet dat het goed geregeld is en het bied je een goede basis om jouw boekhouding te gaan benutten om een structureel winstgevend bedrijf te bouwen.

Ingrid van Ommeren helpt als #DeOnlineCFO ondernemers om financieel gezond te groeien. 

Zelf ondernemer en met een flinke dosis ervaring als registeraccountant (RA) en business controller voor een groot scala aan bedrijven, gecombineerd met haar persoonlijke en toegankelijke aanpak is zij dé sparringpartner voor ondernemers met groeiambitie.

Vul je naam en e-mailadres in en ga direct aan de slag met het werkboek

"Ontcijfer jouw unieke talenten in 7 simpele stappen"

Ik geef toestemming aan Leiderschap in Finance om mij het werkboek toe te sturen en daarna op de hoogte gehouden te worden met artikelen, tips en informatie over de leiderschapsprogramma's van Leiderschap in Finance. Ik kan mij ten allen tijde afmelden.

Gelukt! Veel plezier met het ontcijferen van je talenten!

Pin It on Pinterest