Cash stroomt als water door je organisatie. Grip op je cashflow houden is van vitaal belang. Je banksaldo verandert continu door inkomsten en uitgaven. Hoe weet je of je banksaldo voldoende is om je rekeningen te kunnen betalen? Hoe weet je of je genoeg cash hebt om personeel in te huren? Hoe weet je of je genoeg geld hebt om te investeren? Het zijn vragen die veel ondernemers hebben.

Korte termijn en lange termijn grip op cashflow

Belangrijke bedrijfsbeslissingen hebben impact op je banksaldo. Op korte termijn, maar ook op de toekomstige cashflow. Als je personeel aanneemt ga je de verplichting aan om die  – in ieder geval voor de duur van het contract – te betalen. Besluit je een kantoor of bedrijfsruimte te huren, dan ga je vaak langlopende verplichtingen aan. Neem je een abonnement op een software oplossing, bijvoorbeeld een platform voor online trainingen, dan besluit je voor de komende maanden elke maand een bedrag te betalen.

Met een kleine organisatie met weinig transacties is het allemaal niet zo ingewikkeld. Naarmate er meerder geldstromen bijkomen lukt het je niet meer het overzicht in je hoofd te hebben. Je raakt het gevoel bij je geldstromen kwijt, je verliest de grip. Dat kun je nog wel heel even volhouden, maar er komt een moment dat een systeem je gaat helpen om overzicht te houden.

Werk met een systeem om grip op je cashflow te krijgen

Van je boekhouder of accountant krijg je jaarlijks je balans en winst-en verliesrekening. Een derde overzicht is het kasstroomoverzicht. Hiermee analyseer je achteraf waar je geld vandaan is gekomen en waar het aan uitgegeven is. Maar het is veel interessanter om te weten hoe je banksaldo zich de komende tijd zal ontwikkelen. Dan kun je gericht keuzes maken.

Een systeem (een vaste werkwijze) zorgt ervoor dat je het niet allemaal in je hoofd hoeft te hebben. Dat is handig, want je hoofd heb je hard nodig voor allerlei – veel creatievere – werkzaamheden in je bedrijf. Het managen van je financiën kun je voor een heel groot deel makkelijker maken door handige systemen en processen waar je op kunt vertrouwen.

Systemen om grip op je cashflow te houden zijn er genoeg. Van eenvoudig tot heel complex. Kies een systeem wat passend is bij jouw bedrijf, wat in de basis simpel is en makkelijk aan te passen is als je bedrijf groeit.

#1 Cashflow managen vanaf je bankrekening

Als je nog een klein bedrijf hebt met beperkt aantal transacties en je zelf alle facturen ziet, weet je vaak wel uit je hoofd wat er nog van klanten binnenkomt en welke rekeningen er liggen om te betalen. Als je op je bankrekening kijkt weet je genoeg. Dat kan je 24/7 doen met de bankapp op je telefoon.

Wanneer ben je dit ontgroeid?

Zodra je merkt dat er verrassingen zijn ten opzichte van wat je gedacht had. Je hebt bijvoorbeeld een abonnement op een softwaretool genomen die automatisch wordt geïncasseerd. Die verlies je makkelijk uit het oog.

Je moet BTW afdragen en daar had je geen rekening mee gehouden. BTW afdracht is maar 1 keer per kwartaal en je omzet (inclusief de BTW) ontvang je in de drie maanden daarvoor.

Een paar maanden na afloop van het jaar valt de blauwe envelop op de mat met het bedrag wat je aan inkomstenbelasting moet betalen. Ineens blijkt er te weinig geld op je rekening te staan.

#2 Cashflow beheren met een potjesmethode (zoals de Profit First methode)

Er zijn meerdere methodes die uitgaan van een verdeling van je ontvangsten naar verschillende potjes (of bankrekeningen). Hoe werkt dit?

Elke ontvangst verdeel je volgens een vooraf bepaald percentage over verschillende rekeningen. Vaak een rekening voor te betalen belasting, voor eigen salaris, een buffer voor onverwachte uitgaven en een rekening voor kosten. Je kunt uiteraard net zoveel potjes/rekeningen maken als je zelf handig vindt.

Het achterliggende idee is dat je niet ongemerkt kosten maakt zonder rekening te houden met belangrijke uitgaven als belasting. Dit is wel handig, want een onverwachte belastingaanslag veroorzaakt vaak slapeloze nachten. Het is ook fijn dat je niet allemaal geld uitgeeft en dan tot de conclusie komt dat er niks overblijft om jezelf als salaris uit te keren.

Als je alle overboekingen netjes bijhoudt, kun je via je bankapp 24/7 op je kostenrekeningen kijken of je saldo toereikend is.

Wanneer ben je dit potjes-systeem ontgroeid?

Het bijhouden van dit systeem kost tijd en vergt flink wat discipline. Je moet consequent wekelijks of twee-wekelijks daadwerkelijk geld overboeken van de ene rekening naar de andere rekening. Merk je dat je dit laat sloffen om wat voor reden dan ook, dan is dit geen geschikt systeem voor jou.

Het is ook niet (langer) geschikt voor je als je meerdere keren merkt dat je toch geld uit het ene potje nodig hebt voor uitgaven die eigenlijk uit een ander potje betaald moeten worden. In de praktijk zie ik vaak dat het potje ‘eigen salaris’ als wisselgeld wordt gebruikt.

Het systeem werkt op basis van een verdeling in percentages. In het begin heb je nog weinig inzicht wat voor jouw bedrijf optimale percentages zijn. Na verloop van tijd kun je analyseren of de verdeling nog klopt. Doe je dit niet, dan geeft het potjessysteem je uiteindelijk een vals gevoel van grip op je cashflow.

Dit systeem kijkt niet vooruit. Je beslist op basis van wat er nu in een potje zit. Je hebt misschien wel ongeveer in je hoofd wat er nog betaald moet worden en wat je verwacht dat binnen gaat komen, maar dit is geen onderdeel van het systeem.

#3 Cashflow prognose

Een cashflowprognose maakt een inschatting hoe je banksaldo zich de komende tijd gaat ontwikkelen. Je baseert dit op een zo goed mogelijk inschatting van je daadwerkelijk verwachte ontvangsten en uitgaven. Deze methode wordt in kleine en grote bedrijven gebruikt en kan zo eenvoudig en complex gemaakt worden als nodig.

Hoe maak je een cashflowprognose?

Een handige manier is om een overzicht te maken voor 12 maanden vooruit. De reden dat ik kies voor 12 maanden is om betalingen die maar eens per jaar plaatsvinden niet uit het oog te verliezen.

Natuurlijk is het niet mogelijk om alles al voor 12 maanden in detail te voorzien. Je maakt op basis van voorgaande jaren en je plannen een beste schatting. Hoe dichterbij in tijd, hoe beter je inschatting zal zijn.

Ontvangsten inschatten

Maak per product een inschatting van je omzet per maand. Vervolgens schat je in wanneer je dat daadwerkelijk ontvangt. Betalen klanten je vooruit? Kunnen klanten gespreid betalen? Heb je een membership waarin klanten per maand betalen? Factureer je met een betalingstermijn van x aantal dagen? Stuur je tussentijdse facturen of factureer je achteraf?

Uitgaven inschatten

Als klanten je betalen ontvang je ook BTW. Die moet je per kwartaal betalen. Dit kun je ook in je cashflow model verwerken.

Loop vervolgens door je Winst- en verliesrekening van vorig jaar en kijk welke kosten je had. Maak dan een inschatting van al je verwachte uitgaven per maand. Hou hierbij rekening met de wijze en moment van betaling. Is het een maandelijkse/jaarlijkse automatische incasso, ontvang je een maandelijkse/jaarlijkse factuur, ontvang je facturen van leveranciers, welke betalingstermijnen hanteren je leveranciers, lopen er abonnementen die van een credit card afgaan, heb je vooruitbetalingen of andere pieken in je uitgaven.

Investeringen en leningen

Plan ook je investeringen. Vaak gaat dit met grote uitgaven gepaard. Als je een lening aangaat krijg je juist een grote ontvangst en heb je terugkerende uitgaven aan rente en aflossing.

Een simpel Excel model om grip op je cashflow te krijgen

De handigste tool om dit overzicht in te maken is Excel. Ik heb een eenvoudig voorbeeld gemaakt die je kunt downloaden. Je kunt dit gaandeweg steeds meer verfijnen.

Aanbeveling

Kies bij het implementeren voor bewezen modellen en concepten die grotere bedrijven gebruiken om hun bedrijf financieel te sturen. Kies voor de ‘light’ variant en breid uit wanneer dat past bij je bedrijf. Het beste  – en meest gangbare – systeem om je cashflow te managen is om een prognose te maken op basis van je beste schattingen. Door dit maandelijks aan te passen aan de actuele situatie heb je grip op je geldstromen.

Als je nog een klein bedrijf hebt met weinig verschillende stromen zal je overzicht er eenvoudig uitzien. Het past met gemak op een A4-tje.

Als je bedrijf groeit, kan dit systeem stap voor stap met je meegroeien. De essentie blijft hetzelfde. Als je je deze manier van cashflow managen vanaf het begin eigen maakt, dan hoef je je geen andere systemen meer aan te leren.

Wil je hulp bij het opzetten van handige en gangbare manieren om je bedrijf financieel te managen? Vraag dan een gratis adviesgesprek aan.

Ingrid van Ommeren helpt als #DeOnlineCFO ondernemers om financieel gezond te groeien. 

Zelf ondernemer en met een flinke dosis ervaring als registeraccountant (RA) en business controller voor een groot scala aan bedrijven, gecombineerd met haar persoonlijke en toegankelijke aanpak is zij dé sparringpartner voor ondernemers met groeiambitie.

Vul je naam en e-mailadres in en ga direct aan de slag met het werkboek

"Ontcijfer jouw unieke talenten in 7 simpele stappen"

Ik geef toestemming aan Leiderschap in Finance om mij het werkboek toe te sturen en daarna op de hoogte gehouden te worden met artikelen, tips en informatie over de leiderschapsprogramma's van Leiderschap in Finance. Ik kan mij ten allen tijde afmelden.

Gelukt! Veel plezier met het ontcijferen van je talenten!

Pin It on Pinterest